如何把项目计划书变得甘特图?
2018-11-22 全球品牌网  张国祥

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为什么制订了项目计划书,还要制作甘特图?甘特图简洁直观,一目了然。用甘特图展示项目计划,有利于跟踪进度、掌控全局。同时,甘特图还可以检验项目计划在时间上安排是否可行、在人员安排上是否合理、在先后顺序上是否符合逻辑。甘特图与项目计划书互相印证、互为补充。

把项目计划书转换成项目甘特图的方法与注意事项如下:

一、确定甘特图名称如何把项目计划书变得甘特图?

为什么制订了项目计划书,还要制作甘特图?甘特图简洁直观,一目了然。用甘特图展示项目计划,有利于跟踪进度、掌控全局。同时,甘特图还可以检验项目计划在时间上安排是否可行、在人员安排上是否合理、在先后顺序上是否符合逻辑。甘特图与项目计划书互相印证、互为补充。

把项目计划书转换成项目甘特图的方法与注意事项如下:

一、确定甘特图名称

把“项目计划书”替换成“项目实施控制甘特图”即可。如“中南公司企业规范化管理整体导入项目计划书”替换成“中南公司企业规范化管理整体导入项目实施控制甘特图”,就是甘特图名称。有人把“计划书”三字替换成“计划进度表”也是正确的。甘特图就是纪念管理学家甘特图先生发明计划进度表而命名的。但是如果写成“计划进度甘特图”就重复了。

二、拟订签署格式

签署格式很简单,就是“拟订:    审核:      审批:    年月日”。

不论是项目专家拟订,还是项目专家助理拟订,都需要企业负责人确认才能正式发布执行。如果项目专家亲自拟订,则可以省略“审核”项,审批无疑是企业负责人。

三、确定项目任务名称

项目任务名称按照项目计划书中的大项任务依次填写即可。项目任务项既不能过于琐碎,也不能过于简单。比如说企业规范化管理体系建设项目中的任务项,就不能只写“流程优化”,但也不能把项目分得过细,如四级流程图设计、四级流程图修改、四级流程图审核、四级流程图审批、四级流程图培训等,就太细了,可概括为“四级流程图设计优化”与“三级流程图设计优化”并列即可。

四、确定各项目任务完成起止时间

订任何计划都必须坚持“计划到天、责任到人”的原则。制作甘特图的主要目的就是计划进度可控,因此,每项任务的起止时间必须具体清楚,不能模糊不清。甘特图软件自动去掉了周六周日,让我们制订计划留有余地。起止时间一旦确定,甘特图后面的时间轴就会自动显示时间跨度或长度,便于管理者掌控进度。

五、确定各项目任务责任人

能否做到“计划到天,责任到人”是检验甘特图是否合格的主要指标。没有专人负责的计划往往会流于形式。谁都负责就意味着谁都不负责。制作甘特图“责任人”必不可少。

六、确定各项目任务配合人

不同阶段不同任务,虽然负责人可能是一个人(也可能是一类人),但配合人就不一定都是同样的人员了,在计划中能够写具体姓名的就不写岗位,除非配合人是一类人员,才写岗位,如全体系统设计师或全体中层管理人员。总之,配合人表述不能出现歧义。

七、确定各项目任务达成目标或完成方式

达成目标一定要让人一看就清楚明白,如设计三级流程图50个或以上、设计四级流程图500个或以上,或者这样表达:流程运行管理制度审批通过、绩效管理制度审批通过等,即让企业员工要么看得见,要么数得出。

八、以任务项为核心检视其先后安排是否符合逻辑

填写以上内容,项目实施控制甘特图草案就完成了,项目专家在提交企业负责人之前,一定要进行一番自我检查,观看甘特图任务安排是否符合逻辑,比如说,没有进行组织架构调整,就不可能进行岗位设置;没有组织架构和岗位设置图,就无法梳理三、四级流程图目录。项目计划只有按照管理逻辑或工作先后来安排,才方便项目衔接、方便项目顺利进行。

九、以责任人为核心检视其工作量大小是否合理

企业规范化管理体系建设是一项综合性管理工程,牵涉面大、涉及人员广,不是少数几个人能够完成的,必须充分调动全员力量,即使是单项任务,也要尽可能安排不同人员担任。假如一个人担任项目任务太多,特别是需要同一时间完成的任务,就会让个别人疲于奔命,轻则影响项目进度,重则影响项目设计质量。项目要有进度但绝不能出现赶进度情形,赶进度一定会损害项目质量。通过检查,发现同一人负责的事项都集中在同一时间,就必须调整责任人,如果找不到合适的责任人,就要调整时间安排,避免一个人同一时间负责两项任务。

十、以任务为核心检视其时间安排是否可行

最后从任务本身检查,如果同一时间要进行两个或两个以上的项目,这在多数情况下是不可行的。再如果配合人是同一类人员,就更加不可行,必须进行人员或时间的调整,以确保计划进度的可行性。

项目专家认为安排合理、时间可行,就提交企业负责人签批或组织讨论后签批了。

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把“项目计划书”替换成“项目实施控制甘特图”即可。如“中南公司企业规范化管理整体导入项目计划书”替换成“中南公司企业规范化管理整体导入项目实施控制甘特图”,就是甘特图名称。有人把“计划书”三字替换成“计划进度表”也是正确的。甘特图就是纪念管理学家甘特图先生发明计划进度表而命名的。但是如果写成“计划进度甘特图”就重复了。

二、拟订签署格式

签署格式很简单,就是“拟订:    审核:      审批:    年月日”。

不论是项目专家拟订,还是项目专家助理拟订,都需要企业负责人确认才能正式发布执行。如果项目专家亲自拟订,则可以省略“审核”项,审批无疑是企业负责人。

三、确定项目任务名称

项目任务名称按照项目计划书中的大项任务依次填写即可。项目任务项既不能过于琐碎,也不能过于简单。比如说企业规范化管理体系建设项目中的任务项,就不能只写“流程优化”,但也不能把项目分得过细,如四级流程图设计、四级流程图修改、四级流程图审核、四级流程图审批、四级流程图培训等,就太细了,可概括为“四级流程图设计优化”与“三级流程图设计优化”并列即可。

四、确定各项目任务完成起止时间

订任何计划都必须坚持“计划到天、责任到人”的原则。制作甘特图的主要目的就是计划进度可控,因此,每项任务的起止时间必须具体清楚,不能模糊不清。甘特图软件自动去掉了周六周日,让我们制订计划留有余地。起止时间一旦确定,甘特图后面的时间轴就会自动显示时间跨度或长度,便于管理者掌控进度。

五、确定各项目任务责任人

能否做到“计划到天,责任到人”是检验甘特图是否合格的主要指标。没有专人负责的计划往往会流于形式。谁都负责就意味着谁都不负责。制作甘特图“责任人”必不可少。

六、确定各项目任务配合人

不同阶段不同任务,虽然负责人可能是一个人(也可能是一类人),但配合人就不一定都是同样的人员了,在计划中能够写具体姓名的就不写岗位,除非配合人是一类人员,才写岗位,如全体系统设计师或全体中层管理人员。总之,配合人表述不能出现歧义。

七、确定各项目任务达成目标或完成方式

达成目标一定要让人一看就清楚明白,如设计三级流程图50个或以上、设计四级流程图500个或以上,或者这样表达:流程运行管理制度审批通过、绩效管理制度审批通过等,即让企业员工要么看得见,要么数得出。

八、以任务项为核心检视其先后安排是否符合逻辑

填写以上内容,项目实施控制甘特图草案就完成了,项目专家在提交企业负责人之前,一定要进行一番自我检查,观看甘特图任务安排是否符合逻辑,比如说,没有进行组织架构调整,就不可能进行岗位设置;没有组织架构和岗位设置图,就无法梳理三、四级流程图目录。项目计划只有按照管理逻辑或工作先后来安排,才方便项目衔接、方便项目顺利进行。

九、以责任人为核心检视其工作量大小是否合理

企业规范化管理体系建设是一项综合性管理工程,牵涉面大、涉及人员广,不是少数几个人能够完成的,必须充分调动全员力量,即使是单项任务,也要尽可能安排不同人员担任。假如一个人担任项目任务太多,特别是需要同一时间完成的任务,就会让个别人疲于奔命,轻则影响项目进度,重则影响项目设计质量。项目要有进度但绝不能出现赶进度情形,赶进度一定会损害项目质量。通过检查,发现同一人负责的事项都集中在同一时间,就必须调整责任人,如果找不到合适的责任人,就要调整时间安排,避免一个人同一时间负责两项任务。

十、以任务为核心检视其时间安排是否可行

最后从任务本身检查,如果同一时间要进行两个或两个以上的项目,这在多数www.globrand.com情况下是不可行的。再如果配合人是同一类人员,就更加不可行,必须进行人员或时间的调整,以确保计划进度的可行性。

项目专家认为安排合理、时间可行,就提交企业负责人签批或组织讨论后签批了。

张国祥欢迎与globrand(全球品牌网)作者探讨您的观点和看法,张国祥老师历任我国首家中外合资企业某公司人事行政经理、某集团公司行政科长、广州某企业行政总监、某集团公司总经理,具有丰富的多体制企业管理实战经验。目前,张国祥老师已全面掌握并升华了企业规范化管理的理论和技术,形成了自己独特务实简洁高效的规范化管理操作体系。张国祥老师现任北京越努凌云管理咨询有限公司董事长、时代光华特约讲师、全球品牌网等多家知名网站专栏专家。联系:18704976677 email:702398889@qq.com(与我联系时,请说明您是在“全球品牌网”看到这篇文章的。) 进入张国祥专栏

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